エクセルの限界を見分ける5つの兆候

エクセルはよく働く道具です。私たちも毎日使っていますし、「エクセルをやめましょう」と言うつもりはありません。

ただ、最初は小さな表だったものが、何年もかけて会社の中心になっていくことがあります。任せる仕事が育ちすぎたとき、表は壊れる前に、静かにサインを出します。現場でよく見かける順に、5つ挙げます。

ファイルをダブルクリックして、席を立ってお茶を淹れて、戻ってもまだ開いていない。行が数万を超えたり、シートの中で計算が絡み合ったりすると、こうなります。

一回の待ち時間は数十秒でも、一日に何度も開く表なら、待つだけの時間が毎日積もっていきます。「遅いのはパソコンのせい」と思われていることが多いのですが、買い替えても直らないときは、表のほうが育ちすぎています。

フォルダに「売上表_最終.xlsx」「売上表_最終2.xlsx」「売上表_最終_修正.xlsx」が並んでいて、どれが本物か、その場の全員が言い切れない。

これはファイル名の付け方の問題ではありません。ひとつの表を複数の人がコピーして使う形そのものが、写しを増やす仕組みになっています。どれかを直しても他には反映されないので、時間が経つほど「数字が合わない原因さがし」が仕事になっていきます。

「いま経理が開いてるから、閉じてもらって」——この声かけが日常になっている状態です。順番待ちの間、他の人の手が止まります。

そして順番待ちの先には、たいてい「この表はあの人しか分からない」が待っています。その人が休んだ日、表に関わる仕事がまとめて止まったことがあるなら、それはもう個人の道具ではなく、会社の設備です。設備なら、一人に背負わせない形が要ります。

注文の数字を受注表に打ち、月末に同じ数字を請求の表に打ち直し、在庫の表にも写す。手で写すたびに、打ち間違いの入り口がひとつ増えます。

数字が合わないとき、どこで写し間違えたかを探す時間は、写す時間より長くつきます。「表とにらめっこして、間違い探しをしている時間」が月に何時間あるか、一度数えてみてください。

セルをクリックすると、長い計算式が出てくる。作った本人はもう説明できないか、退職している。壊れるのが怖いから、誰も触らない——それでも仕事はその表の上で回り続けている。

こうなると、業務のやり方を変えたくても表が変えられないので、表に合わせて仕事のほうを曲げるという逆転が起きます。ここまで来ているなら、限界はもう過ぎています。

五つのうち一つや二つなら、エクセルの工夫で戻せることも多いです。共有の仕方を変える、写す作業を関数でつなぐ——それで数年もつなら、無理に変える必要はありません。

三つ以上当てはまるなら、表に任せている仕事の一部を、専用の道具に移すことを考える時期です。ぜんぶを一度に置き換える必要はありません。いちばん困っている仕事をひとつだけ選んで小さく移し、エクセルが得意な仕事はエクセルに残す。この切り分けから一緒に考えますので、「うちはどうか」を確かめたい段階でご相談ください。表を見せていただければ、当てはまり具合はその場で分かります。