補助金でAIを入れるとき、誰に何を頼むことになるのか

補助金を使ってAIを入れたい、というご相談をいただきます。そのとき最初にお伝えするのは、これがひとつの仕事に見えて、実際には三つに分かれている、ということです。

分かれていること自体は問題ではありません。困るのは、三つのあいだで話が食い違ったまま進んでしまい、それが役所に出したあとで表に出てくるときです。

一つ目は、何を作るか決める仕事

いまの仕事のどこに手をかけると、いちばん時間が戻ってくるのか。それを決めるところから始まります。

たとえば、届いた注文の内容を担当者が画面から書き写している。月末になると請求のために同じ数字をもう一度打ち直す。こういう作業は、見ているぶんには小さく見えますが、年間で数えると相当な時間になります。一方で、月に一度しか発生しない作業を自動にしても、戻ってくる時間はわずかです。

どちらに手をつけるかで、入れたあとの手ごたえがまったく変わります。ここは、経営の側から見る仕事です。

二つ目は、役所に出す書類を作る仕事

補助金には申請の書類があります。何を書くか以前に、この書類を誰が作れるのかが法律で決まっています。

行政書士法の第一条の三は、行政書士の仕事を「他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する書類……を作成することを業とする」と定めています。そして第十九条が、行政書士でない者が「いかなる名目によるかを問わず報酬を得て、業として」これを行うことを禁じています。役所に出す書類を、報酬をもらって代わりに作る——これは資格を持つ者に限られている、ということです。

（条文の番号は、令和八年一月一日に施行された改正後のものです。以前の資料では第一条の二として説明されていることがあります。）

ですから「補助金もまとめて面倒を見ます」と言われたときは、その書類を実際に誰が作るのかを一度確かめてください。計画づくりの相談に乗ることと、書類を代わりに作ることは、法律の上では別のことです。

三つ目は、実際に作る仕事

そして、決めたものを形にする仕事があります。

ここで起きやすいのは、書類の上ではできることになっているのに、いざ作る段になって「それはこの予算では作れない」と分かる、という食い違いです。書いた人と作る人が別で、あいだで話が通っていないと、これが後から出てきます。

逆のこともあります。作る側が制度を知らないまま見積もりを立てて、補助の対象にならない費目を積んでしまう。要領には対象外のものが並んでいて、たとえば設計だけを切り出した費用は認められないことがあります。これは提出したあとで気づいても、直すのが難しい。

分かれているから、あいだが要る

三つとも、それぞれの専門があります。分業そのものが悪いわけではありません。

ただ、あいだをつなぐ人がいないと、食い違いは必ず出ます。しかもその食い違いは、たいてい役所に出したあと、あるいは作り始めたあとに見つかります。そのときには、もう動かせるものが少なくなっています。

私たちは、代表が行政書士と中小企業診断士の登録を持ち、同じ会社で開発もしています。三つを別々の相手に頼まなくてよい、という形を取っているのは、このあいだの食い違いを減らすためです。

ただし、ひとつだけ線を引いています。補助金の申請書類そのものの作成は、代表が行政書士として、とさか行政書士事務所という別の立場でお引き受けします。会社としてではありません。上に書いた法律の決まりに沿うためで、窓口は同じままです。

相談されるとき

「まだ何をしたいか決まっていない」という段階でかまいません。むしろ、決まる前のほうがご一緒しやすいことが多いです。使える制度があるかどうかも含めて、最初にお調べします。

京都に事務所がありますが、遠方の方ともお仕事をしています。