月末の請求書づくりに2日かかっている

月末が近づくと、請求書づくりのために机の上が書類でいっぱいになり、気がつけば二日つぶれている。そういう話を、よく聞きます。毎月のことだから仕方ない、と半ば諦めている方も少なくありません。ただ、その二日の中身をほどいてみると、縮められる部分とそうでない部分が、わりとはっきり分かれます。その二日の大半は、書く作業ではありません。数字を集めて写し、突き合わせて確かめるところに消えています。

請求書を「書く」時間そのものは、実はそれほど長くありません。宛名と品目と金額を打ち込むだけなら、一枚に数分もかからないはずです。

二日の大半は、その前後にあります。今月どの仕事をいくらで納めたのかを、納品書の控えの束をめくり、メールのやり取りを遡り、手帳の走り書きを頼りに拾い集める時間。拾った数字を一枚ずつ打ち込む時間。打ち終わってから、金額の桁や宛先を間違えていないか、電卓を叩いて確かめ直す時間。つまり、書く時間ではなく、集める・写す・確かめるの三つに消えています。縮め方を考える前に、自社の二日がこの三つのどれに偏っているかを思い出してみると、話が早くなります。

集める時間と確かめる時間が重いのには、共通の理由があります。同じ数字が、人の手を何度も通っていることです。

見積のときに書いた金額を、注文を受けたときにもう一度書き、納品のときにまた書き、月末の請求書で四度目を書く。メールで届いた追加の数量を、控えの余白に書き足しておく。手で写すたびに、写し間違いの心配がひとつずつ増えます。月末の確かめ直しが重いのは、性分が几帳面だからではなく、そこまでに人の手を通った回数が多いからです。請求書づくりに時間がかかる本当の理由は、枚数よりも、この写す回数にあることが少なくありません。

縮める向きは、写す回数を減らすことです。仕事を受けた時点で、日付・相手・内容・金額をひとつの表に書いておき、月末はその表から請求書を起こすだけにする。月末に控えの束やメールを掘り返すのをやめて、月の途中に少しずつ書き足しておく、と言い換えてもかまいません。表はパソコンの表計算でも紙の帳面でもよく、それよりも、置き場所がひとつに決まっていることのほうが大事です。

写す作業そのものを手から離す方法もあります。メールで届いた注文の文面から日付と数量と金額を抜き出して、表の形に整える。こうした作業は、いまのAIがかなり素直にこなします。全部を任せる必要はありません。下書きまで作らせて、最後の確かめだけ人がやる形でも、月末の重さはずいぶん変わります。

請求書は間違いの許されない書類ですから、慣れた手順をいきなり全部やめるのは、かえって危ない話です。始めるなら、毎月の内容がほぼ決まっている取引先をひとつ選んで、来月の月末に、その一社分だけ新しい形で作ってみるのが穏当です。

いまのやり方でも同じ請求書を作り、二枚を並べて見比べれば、間違いの心配なく試せます。一社分で楽になったと感じたら少しずつ広げればいいですし、手間のわりに変わらなければ、いまのやり方に戻せば済む話です。

月末の二日がどこに使われているかは、会社ごとに違います。数字を集めるのに時間がかかっているのか、写す回数が多いのか、確かめ直しが重いのか。

御社の月末の様子を、請求書が仕上がるまでの順にひとつ聞かせていただければ、どこから縮められそうか、それともいまの形がいちばん堅実なのか、一緒に考えます。